Основные требования к оформлению входной группы в офис: типы и особенности

{RANDOM_PARAGRAPH=100-400}

При их выборе в офисное здание, есть ряд требований, которыми они должны обладать:

• эстетический вид;
• надежность, выдержка нагрузок из-за большого потока людей;
• хорошая шумоизоляция для обеспечения комфортных условий труда;
• высокий уровень защиты от несанкционированного проникновения;
• неприхотливость в уходе.

Все двери для офисов и производств можно классифицировать по различным признакам:

• тип открывания;
• конструкция;
• материал изготовления;
• форма;
• дополнительное оборудование;
• дизайн.

Немного поговорим о каждом из пунктов. Начнем с первого – тип открывания. Выделяется несколько основных типов:

• Распашные. Самый распространенный тип дверей. Могут раскрываться как в одну сторону, так и в обе. Материал для изготовления может быть абсолютно любым. При установке распашных стоит учитывать пространство, что не совсем удобно, если комната тесная.
• Раздвижные. Этот вид набирает все большую популярность в офисных помещениях. Уходят в полость стены, что позволяет сэкономить пространство. Отлично подходят для разделения смежных помещений.
• Автоматические раздвижные. Самый подходящий вид для офисных помещений и помещений с большим потоком людей. Быстро открываясь и закрываясь, устраняют проникновение холодного воздуха в помещение зимой, и жары летом, в том случае, если автоматические раздвижные устанавливаются на входе. Современные автоматические сочетают в себе надежность и простоту в использовании, что позволяет устанавливать их в помещения любого типа.
• Маятниковые. Один из видов распашных конструкций. Благодаря механизму, способны распахиваться в любую сторону, в независимости от того, куда их открывать – от себя или на себя.
• Револьверные (карусельные). Одна из составных частей фасада офисного здания. Обеспечивают разделение внутреннего и внешнего пространства. Данный тип обладает высокой надежностью, при условии частой эксплуатации.
• Телескопические. Состоят из нескольких створок, которые при открывании накладываются друг на друга, обеспечивая еще большую экономию пространства, чем раздвижной тип. Выделяют два типа:
• Двухстворчатые. Одна пара створок. При открытии одна накладывается на другую.
• Четырехстворчатые. Две пары створок, разъезжающиеся в обе стороны, складываясь попарно.

Что представляет собой входная группа?

Входная группа – это совокупность конструкций, создающих единую, гармоничную и завершенную композицию входа в здание или помещения. Иными словами, это не один элемент наружного оформления, а целый комплекс решений на разных уровнях (начиная от дизайнерского и заканчивая рекламным) который, в конце концов, и влияет на то, как будет выглядеть ваша торговая точка, фирма или организация. Именно поэтому входную группу нередко называют визитной карточкой предприятия.

Как удачно оформить входную зону в офисе

Чтобы максимально удобно спроектировать входную группу офиса, важно отталкиваться от целей и особенностей компании.

Если у вас много входящих клиентов, желательно предусмотреть одну или несколько переговорных комнат и спроектировать комфортный зал ожидания. Клиенты в ожидании менеджеров смогут приятно провести время и побольше узнать о компании.

Приведем пример из практики специалистов студии. Выполняя оформление входной зоны офиса продаж жилого комплекса бизнес-класса «Московский, 65» для компании LEGENDA Intelligent Development, мы должны были на небольшой площади двухэтажного здания разместить комфортную рабочую зону для сотрудников и оформить уютную клиентскую зону.

Важно было каждый квадратный метр использовать с умом. Зону ресепшн в офисе сделали функциональной, так как администратор не только встречает и провожает посетителей компании, но и работает с документацией.

Входная зона офиса выдержана в сложных корпоративных цветах.

В оформлении входной зоны использовали глубокий синий цвет, акцентами ввели черный и благородный металл. Фасад стойки ресепшн отделали деревом, на пол уложили керамогранит под мрамор, с латунными вставками

Получилась уютная и узнаваемая входная зона в офисе, которая отражает ценности компании-застройщика и соответствует духу жилого квартала.

Если клиенты приходят нечасто, во входной группе офиса можно сделать упор на функциональность и отказаться от классической зоны ресепшн. Так мы поступили, работая над проектом офиса IT-компании Fortis online.

Многие айтишники хотят работать в нестандартных офисах, а для работодателя важно привлекать лучших. Чтобы с порога произвести впечатление на кандидатов, сделали необычную входную зону.

Оформление входной зоны выполнено в сине-серой гамме, акцент сделали на трубах, которые выкрасили в насыщенный желтый цвет. Также при входе сразу привлекает внимание стена, отделанная шпоном со вставками из стабилизированного мха, и интересный модульный светильник.

Мох на тот момент был новинкой. Стена привлекала внимание и вызывала wow-эффект, многие подходили, чтобы потрогать и рассмотреть поближе.

Центральным элементом входной группы офиса стал стол для настольного тенниса, который во время перерывов используют сотрудники.

Использован модульный светильник, конфигурацию которого можно легко менять (элементы на магнитах). Это позволяет обновлять входную группу офиса по желанию, что привносит элемент игры, дает простор для творчества.

В коворкингах и других подобных общественных пространствах входная зона транзитная, посетители в ней не задерживаются. Но и в этом случае ее можно использовать для укрепления бренда.

Работая над оформлением входной зоны коворкинга Avenue PAGE, мы опирались на брендбук компании PAGE и учли периоды пиковой нагрузки, чтобы избежать столпотворения. Спроектировали просторный вестибюль со стойкой ресепшн, где можно получить информацию или записаться на экскурсию по зданию.

Так как входная зона в данном случае — место повышенной проходимости, мы подобрали износостойкие отделочные материалы. Для удобства резидентов в турникеты были встроены терминалы с технологией распознавания лиц.

Подбирая дизайн для входной зоны нового офиса, важно продумать все до мелочей:

• часто ли к вам приходят клиенты;
• как долго им приходится ожидать встречи с менеджером;
• нужна ли стойка ресепшн для администратора или офис-менеджера и как грамотно обустроить рабочее место;
• какие подобрать стенды, стеллажи, какую информацию о компании там разместить;
• какие ценности фирмы хотите донести будущим клиентам и соискателям.

Чтобы создать действительно красивую и функциональную входную зону в офисе, важно заранее четко определиться с тем, что в ней будет происходить.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Советы про оформление входной группы для заказчика

Вот 6 идей, чтобы лучше продемонстрировать свой бренд на входе вашего офиса, магазина, кафе и т.п.

1. Разместите свой логотип

Вы наверняка потратили приличную сумму денег и выбирали из нескольких вариантов дизайна, прежде чем остановились на своем логотипе. Именно ваш логотип является наиболее лаконичным представлением вашей организации и выделяет вас среди конкурентов.

Было бы правильным отобразить его для всех заметной области — на входе.

Если в вашем помещении есть отдельная, но нет входной группы, лучше всего разместить логотип на вывеске наружной рекламы. Логотип должен быть достаточно велик, чтобы быть заметным, но не загораживать основное название.

Для лучшей заметности логотип и вывеску можно подсветить, сделать буквы вывески объемными, а фон текстурированным. Согласование, проектирование, производства и монтаж такой вывески выполнит московская мастерская рекламы Адвертка. Пример её работы на фото.

2. Используйте цвета вашего бренда

Правильные цвета, выбранные для отражения вашего бренда и создания позитивной, обнадеживающей атмосферы, могут положительно повлиять на любое взаимодействие с потенциальными клиентами, поставщиками, клиентами или пациентами.

3. Улучшите оформление входной группы световыми эффектами

Световые короба и бегущая строка могут создать более приветственный интерфейс для ваших посетителей.

4. Не закрывайте вестибюль помещения

Оформление входной группы в здание должно быть заметным, но не должно загораживать осмотр помещения с улицы. Объемные буквы наружной рекламы не должны загораживать происходящие внутри. Посетитель должен чувствовать безопасность, когда входит в ваше здание.

5. Продемонстрируйте свою продукцию

Точно так же, как витрины магазинов привлекают покупателей внутрь торговых площадей, оформление входной группы в здание должно демонстрировать ваши продукты или услуги. Демонстрация ваших продуктов в сочетании с профессиональным рекламным оформлением витрин (если они есть) улучшит первое впечатление ваших клиентов.

Если витрин в помещении нет, демонстрация и рекламу можно перенести в фойе (ресепшен) здания или офиса.

Если у вас нет физического продукта или вы продаете услуги, попробуйте продемонстрировать свои предложения другими способами, например видео презентацией и маркетинговыми материалами. Используйте световые лайтбоксы, в том числе в интерьерном оформлении.

6. Оформление входной группы с освещением

Освещение может помочь вам не только создать определенное настроение у посетителей. Оно будет отличной привлекающей наружной рекламой в вечернее и ночное время суток.

Входная группа: первый взгляд на конструкцию

Официальное толкование термина появилось недавно. Входную группу специалисты определяют как некий комплект особых элементов, образующих единую композицию, создаваемую с целью оформления входа в здание, прилегающей к нему части фасада. Этот набор состоит из множества различных решений, причём не только технических, но и дизайнерских.

Специалисты утверждают, что даже сам вид входной группы, оригинальность и качество её исполнения влияют на формирование потока посетителей и клиентов, способствуют росту объёмов продаж и прибыли. Неспроста маркетологи называют эту систему своеобразной визитной карточкой здания — первое впечатление о нём формируется уже на этапе знакомства с входной группой.

Эстетика и функционал

• Не бойтесь выделяться. Вы можете сэкономить на мебели и отделочных материалах в других зонах, но не в этих. Необычная стойка ресепшн сразу привлечет внимание посетителей – они захотят ее разглядеть повнимательнее. По большому счету, нужен WOW-эффект. Типовыми решениями его не добиться.
• Эстетика не должна победить функционал. Зона ресепшн – место работы администраторов, секретарей, на которых приходится «ударная» нагрузка. Поэтому она должна быть удобна не только для посетителей, но и для сотрудников. Нет смысла устанавливать ажурные перегородки, в которых нельзя разместить документы или покупать кресло, на котором секретарь просто не сможет сидеть.

Надежда Холодная, Директор департамента коммерческой недвижимости ГК «ВЫСОТА»

Важно планировать организацию входной зоны еще на этапе разработки архитектурно-планировочных решений, когда закладываются основы для будущего проектирования. Уже на тот момент необходимо продумать логистику – как будут двигаться потоки в зоне ресепшн и как их правильно распределить, как организовать лаунж-зону и где поставить стойку ресепшн.

Предусмотреть, где будет находиться сотрудник службы безопасности, чтобы он не мешал посетителям, но в то же время мог контролировать пространство и оперативно отреагировать в случае нештатной ситуации. Отмечу, что крайне необходимо в архитектурно-планировочных решениях и при проектировании сделать все возможное, чтобы в любое время года потоки уличного воздуха не доставляли дискомфорт сотрудникам и гостям бизнес-центра. Размер входной зоны всегда планируется с учетом количества сотрудников бизнес-центра и потенциальной нагрузки на нее в часы пик.

До открытия стоит спланировать месторасположение панно со списком арендаторов. Одним из основных трендов в организации входных зон сегодня можно назвать функциональность – достаточное и при этом незаметное место для корреспонденции арендаторов, оборудованная зона ожидания с зарядками для гаджетов и бесплатным wi-fi.

Что касается визуального оформления, то добиться wow-эффекта можно, работая со светом, различным сочетанием материалов и геометрическими формами. Так, например, в нашем деловом центре AEROCITY стойка ресепшн выполнена в виде многогранной конструкции, визуально продолжающей архитектурную задумку здания в форме кристалла. Композиционно и стилистически стойку продолжает лестница, ведущая на второй этаж в общественные пространства.

Материалы для отделки зоны и стойки ресепшн

• Входные зоны и зоны ресепшн – место повышенной проходимости. Используйте здесь только стойкие напольные покрытия – керамогранит, плитку, мрамор, коммерческий линолеум и тд. Пол всегда должен быть чистым и аккуратным, поэтому выбирайте покрытие, которое не царапается, не боится влаги и моется без разводов.
• Не оформляйте стены одинаково. Это смажет впечатление и сделает входную зону скучной. Очевидное решение – выделить стену за стойкой цветом, светом или покрытием с другой фактурой.
• Сама стойка должна быть ударопрочной и легкой в уборке. Наиболее популярные материалы – дерево, металл, искусственный или натуральный камень, стекло, специальный пластик. В зависимости от стиля интерьера можно использовать и недорогие материалы, но они должны быть просты в уходе. Роскошная полированная сталь потеряет эстетический смысл, если на ней через час после открытия офиса видны следы от пальцев и пятна. Проблемы бюджетных вариантов из МДФ и ЛДСП – торцы и кромки. Поэтому выбирайте мебель тщательно.

Форма и размер стойки

• Форма и размер зависят от конфигурации и площади помещения. Стойка ресепшн может быть линейной, Г- или П-образной, замкнутой, радиусной. Она не должна «давить» на посетителя, но и не должна потеряться в огромном помещении.
• Верхняя (гостевая) столешница должна находиться на уровне глаз сидящего за стойкой человека (110-120 см). Нижняя часть – на высоте обычного рабочего стола (75 см). Это обеспечивает наибольший комфорт и сотрудникам, и гостям офиса.

Имиджевая составляющая

• Используйте фирменные цвета для оформления ресепшн-зоны. Это добавит компании узнаваемости, клиенту – уверенности в своем выборе. Не обязательно красить все стены в «фирменные» цвета – вполне достаточно пространства за стойкой и нескольких акцентов.
• Выделите стену за стойкой. На ней, кроме названия и логотипа компании, размещают надписи – девиз или слоган, монитор для демонстрации корпоративных роликов, интересные фотографии, дипломы и сертификаты в рамках. Пока клиент оформляет документы, он узнает новую информацию.

Алена Маршуева, Руководитель Управления по работе с клиентами «Р7 Групп»

Еще несколько лет назад посетителей можно было удивить живыми цветами, фруктами или конфетами в вазе, но сегодня это воспринимается как обязательный элемент декора ресепшн.

Создать положительное впечатление с первых минут поможет наличие подставки для сумки, комфортного места, где можно присесть для заполнения документов, мягкий свет, сканер, распознающий паспортные данные гостя для оперативного оформления пропуска и экономии времени гостя. Многие люди запоминают запахи.

Ароматизируя входные группы одним и тем же запахом, вы можете «приучить» людей ассоциировать этот запах с вашим бизнес-центром, особенно, если он будет ненавязчивый и дорогой. Аромамаркетинг является действующим инструментом продвижения, способным повысить лояльность клиентов.

Наталья Храмогина, Старший вице-президент по стратегии и управлению активами Группы ПСН

Входная группа является визитной карточкой бизнес-центра, поэтому необходимо продумать функции и назначение, которые она будет нести. Также важно учитывать архитектурный стиль здания. Важно, чтобы он придерживался концепции арендаторов для их комфортного расположения.

Помимо стойки ресепшн входная группа может иметь и другие функции, здесь можно разместить кофе-поинт, зону ожидания, место для встречи курьеров или неформальных переговоров. При этом важно всё расположить так, чтобы дополнительные элементы не препятствовали основному транзитному потоку, который следует от входной двери до лифтов.

При реконструкции входных групп делового квартала «Новоспасский» мы расположили диваны и кресла для ожидания вместе со столом в глубине помещения у окон, здесь же прибили книжные полки для бук-кроссинга. Рядом находится кофейный прилавок с напитками и сэндвичами. От предсказуемого мини-кафетерия архитекторы отказались: вместо него есть небольшая барная стойка у дальней стены и пара мягких кресел со столиком, отделенные от прилавка узкой перегородкой. Таким образом, основное пространство перед входом осталось свободным и не загроможденным.

Особенностью оформления могут стать различные арт-объекты, элементы навигации, полки буккроссинга, цветочные композиции, необычные материалы отделки.

На фото входные зоны делового квартала «Новоспасский Двор»

Зона ожидания

• Посетители комфортнее чувствуют себя в креслах, нежели на диванах. Это интересное наблюдение психологов, на котором стоит сыграть. Вы можете использовать и офисные диваны, но наличие нескольких отдельных кресел очень пригодится.
• Поставьте диваны с высокими спинками. Это известный прием: клиент чувствует себя более защищенным и уверенным, а высокие спинки «гасят» акустику – здесь можно поговорить, не опасаясь, что ты помешаешь другим.
• Не забудьте о журнальных столиках. Они создают уютную атмосферу. Положите на столы буклеты о компании – люди прочитают их, пока ждут своей очереди, или захватят с собой.

Николай Миловидов, Управляющий партнёр архитектурного бюро UNK Project

Зона ожидания – очень важная составляющая правильно придуманного ресепшен. На ресепшен компании, кроме ожидания гостей в этой зоне, в обязательном порядке должна появится функция для проведения встреч сотрудников и посетителей. Для короткой или неформальной беседы необязательно вести посетителя в переговорную комнату. Наличие акустически и визуально выделенных мягких групп, где можно пообщаться, позволяет снизить нагрузку на «офисные» переговорные.

Говоря о визуальном наполнении и эффекте «вау», безусловно, все, что связано с мультимедийными решениями всегда производит должное визуальное впечатление. Сейчас развивается тема с роботами-ресепционистами. Пока это существует как экзотическое дополнение к живым сотрудникам, но кто знает, сколько времени искусственному интеллекту потребуется для полного вытеснения людей. Мы как раз в этом году вместе с заказчиком планируем опытное использование таких роботов на одном нашем текущем проекте реновации входных групп б/ц «Central City Tower». Так же существуют разработки интерактивных стоек ресепшен, когда вы общаетесь именно со стойкой, а не с человеком.

На фото входные зоны бизнес-центра “Central City Tower”

{RANDOM_PARAGRAPH=401-800}
{RANDOM_SECTION=500-3000}